Outsourcing – Eine Unternehmensstrategie, mit Pro und Contras
Sie brauchen morgen einen neuen Programmierer für Java? Einfach eine E-Mail an einen Dienstleister und ein fachkundiger Mitarbeiter steht morgen bereit! Das Know-How für KI fehlt? Ein Anruf und nächste Woche findet sich ein Freelancer, der meine Ideen umsetzt!
Wenn Unternehmen wachsen und neue Aufgabenfelder entstehen, haben Führungskräfte zwei Möglichkeiten: Entweder sie stellen entsprechendes Personal ein oder sie lagern die Arbeit aus.
Wer seine Humanressourcen teilweise über Drittanbieter bezieht, kann spontaner planen und profitiert von Wissen, das im eigenen Unternehmen nicht vorhanden ist. Das klingt auf den ersten Blick traumhaft.
Aber leider hat Personal-Outsourcing, neben allen Vorteilen auch Schattenseiten. Nicht jede Aufgabe gehört in “fremde Hände” und oft geht Outsourcing gehörig ins Geld. Wann ist es also eine gute Idee, Drittanbieter für bestimmte Aufgaben zu beschäftigen und wann sollten Sie besser in hausinterne Ressourcen investieren?
Definition: Was ist Outsourcing?
Durch die Begrifflichkeit (outside, resource und using ) ist die Unternehmensstrategie Outsourcing sehr schnell erklärt. Es handelt sich hierbei um die Auslagerung von Funktionen, Aufgaben und ganzen Projekten, die zuvor innerhalb des Unternehmens realisiert wurden. Das nun extern beauftragte Unternehmen, beziehungsweise die Einzelperson, ist Experte auf dem ausgelagerten Gebiet und kann eine dementsprechend hochwertige Arbeit anbieten.
Für wen eignet sich Outsourcing?
Outsourcing eignet sich für jeden, der bestimmte Aufgaben in einer Unternehmung nicht leisten kann oder aus verschiedenen Gründen nicht selbst leisten will. Das gilt nicht nur für große Konzerne, sondern auch für KMU‘s bis hin zum Start-Up. Weiterhin können sich auch Einzelunternehmer, Freelancer und Freiberufler das Auslagern von Aufgabenbereichen zu Nutze machen, um sich mehr auf ihr Kerngeschäft konzentrieren zu können.
Was sind die Vor- und Nachteile?
Pro
Reduzierung von Kosten:
Durch die Abgabe bestimmter Tätigkeiten an Externe entsteht im Unternehmen in der Regel eine Reduzierung der Gesamtkosten. Diese kommt dadurch zustande, dass spezialisierte Dienstleister Größenvorteile bei der Produktion nutzen können, wodurch sich der Leistungserstellungsprozess für sie günstiger gestaltet. Aus Perspektive des auslagernden Unternehmens gilt dabei die Faustregel: Outsourcing ist dann sinnvoll, wenn sich dadurch eine Kostenersparnis von min. 20 Prozent gegenüber der eigenen Leistungserstellung ergibt.
Steigerung der Qualität:
Durch die Verlagerung der Leistungserstellung an spezialisierte Dritte ergibt sich häufig auch eine Steigerung der Qualität der zu erbringenden Leistung.
Zeitersparnis:
Während sich interne Mitarbeiter immer noch in die Materie einarbeiten müssten, kann der externe Experte schon (hochwertige) Ergebnisse liefern.
Steigerung der Effektivität:
Indem die Sekundärfunktionen ausgelagert werden, haben Unternehmen die Möglichkeit, sich wieder vermehrt auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren. Das wiederum geht in der Regel auch mit einer Steigerung der Effektivität und Produktivität einher.
Flexibilität:
Es gibt Phasen, mit konjunkturellen Schwankungen, bedingt Krisen, Geopolitik, branchenabhängige strukturelle Veränderung oder ein allgemein wirtschaftlicher Aufschwung bzw. Abschwung. In diesen Phasen ist es wichtig für Unternehmen, flexibel reagieren zu können. Das funktioniert mit externen Kräften meist besser.
Verringerung von Risiken:
Man kann vor diesem Hintergrund auch sagen, dass Outsourcing ein Stück weit risikosenkend sein kann. Das macht sich besonders in Krisensituationen bemerkbar.
Fokussierung auf strategische Projekte:
Die durch die Auslagerung von Prozessen gewonnenen Ressourcen können genutzt werden, um sich stärker auf die strategischen Projekte zu fokussieren.
Contra
Abhängigkeit:
Durch die Entscheidung für Outsourcing begibt sich das Unternehmen in ein Abhängigkeitsverhältnis zum jeweiligen Dienstleister und ist auf dessen ordnungsgemäße Leistungserbringen angewiesen. Zudem kann die Qualität der ausgelagerten Prozesse nur bedingt beeinflusst werden.
Vertragsbindung:
Da Outsourcing-Verträge in der Regel längerfristig ausgerichtet sind, haben Unternehmen nicht die Möglichkeit, schnell zu einem preiswerten Anbieter zu wechseln.
Betriebsklima:
Häufig hat die Entscheidung für Outsourcing negativen Einfluss auf das Betriebsklima, da Arbeitnehmer in diesem Entschluss häufig eine Geringschätzung ihrer eigenen Fähigkeiten sehen und unter Umständen sogar um ihren Arbeitsplatz fürchten. Daher ist bei Outsourcing-Entscheidungen die transparente Kommunikation gegenüber den eigenen Mitarbeitern ein wichtiger Faktor, um eine positive Stimmung im Unternehmen zu bewahren.
Wissensverlust:
An die Entscheidung, Prozesse auszulagern, ist möglicher Wissensverlust geknüpft, da dem Unternehmen relevante Erfahrungen im jeweiligen Bereich entgehen.
Kommunikationsaufwand:
Durch die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister entsteht ein höherer Kommunikationsaufwand, der sich je nach Servicekomplexität, dessen Standort und Erreichbarkeit aufwendiger und langwieriger gestaltet. Klare und regelmäßige Absprachen sind ein wesentlicher Bestandteil, um den Erfolg von Outsourcing zu gewährleisten.
Datenschutz:
Da die Auslagerung von Prozessen mit der Weitergabe mitunter sensibler interner Informationen verbunden ist, ist den hohen Anforderungen an den Datenschutz gerecht zu werden.
Zehn Tipps für ein erfolgreiches Outsourcing!
- Aufgaben und Bereiche müssen klar definiert werden
- Setzen Sie die Kommunikation an erste Stelle
- Risiken im Vorfeld ausreichend beleuchten
- Outsourcing muss einen finanziellen Benefit ergeben
- Achten Sie auf klar definierte Absprachen
- Wählen Sie den für sich richtigen Dienstleister
- Verträge dürfen nicht unzureichend ausgearbeitet werden
- Stellen Sie sicher, dass die eigenen Mitarbeiter nicht vernachlässigt werden
- Achten Sie bei der Vertragsbindung auf eine überschaubare Kündigungsfrist
- Trotz Outsourcing muss reichlich Expertise innerhalb des Betriebs verblieben
Fazit
Outsourcing ist eine Unternehmensstrategie, die besonders beim Aufbau eines Betriebs komplizierte Aufgaben abnehmen und das Management entlasten kann. Die Vorteile klingen verlockend für jedes Unternehmen, aber ohne eine durchdachte Struktur kann Outsourcing auch zu einem großen Risiko werden. Die richtigen Aufgaben outsourcen und den geeigneten Partner dafür finden – bei diesem Auswahlprozess gilt höchste Vorsicht, denn falsch getroffene Entscheidungen könne nicht nur hohe Kosten versuchen, sondern auch wichtige Projektziele wenn nicht sogar den unternehmerischen Erfolg gefährden.
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