Ressourcen Management – richtig umsetzen

Projekt Management und Ressourcen Management Hand in Hand

Das Arbeiten in Unternehmen wird zunehmend projektorientierter. Die Projekte selbst werden immer komplexer und fachbereichsübergreifender. Ressourcen Management als Teil des Projekt Managements ist daher ein zentraler Erfolgsfaktor für das gesamte Unternehmen. Denn nur wer kurz-, mittel- und langfristig in der Lage ist, Projekte „in time, budget and quality“ zu planen, umzusetzen und ins Ziel zu bringen, kann erfolgreich sein.

Der richtige Einsatz von Ressourcen ist eine der Voraussetzungen für gelungene Projekte. Umgekehrt zählt der falsche Einsatz von Ressourcen – nicht ausreichende oder gar die falschen Ressourcen – zu den häufigsten Gründen, warum Projekte scheitern. Zu Recht bezeichnen viele Studien und Lehrbücher das Ressourcen Management als Königsdisziplin im Projekt Management.

Wie sieht die Realität denn heute aus?
Bei der Planung zukünftiger Projekte wird sich meist auf Aussagen der Mitarbeiter oder die der Führungskräfte verlassen. „Schaffst Du das Projekt in zwei Monaten auch noch?“ ist eine häufig gestellte Frage in der Demand-Phase. Doch führt Sie zu einer belastbaren Aussage? Wohl eher nein.
In welchen Projekten sind die Mitarbeiter heute eingesetzt und wird das Projekt rechtzeitig fertig? Sind die Mitarbeiter in zukünftigen Projekten schon verplant? Brauche ich bestimmte Mitarbeiter oder kann ich eine skill- bzw. abteilungsbezogene Planung machen? Wie hoch ist der zeitliche Rahmen der einzelnen Mitarbeiter, der mir für Projektarbeit zur Verfügung steht? Wie hoch ist der Anteil der Linienfunktion und der anderer z.B. administrativen Tätigkeiten? Und der Urlaub?
All diese Fragen müssen planerisch und auf Fakten basiert beantwortet werden, um ein Projekt erfolgreich zu steuern und neue Projekte solide zu planen.

Was sind folglich die wichtigsten Aspekte im Ressourcen Management?

Zentraler Ressourcenpool

Nur wenn alle Mitarbeiter, möglichst auch alle externen Mitarbeiter, in einem zentralen Ressourcenpool erfasst und ihre Kapazitäten von dort aus verteilt werden, ist die Planung innerhalb des Ressourcen Management vollständig. Die Arbeit mit mehreren Insellösungen ist zum Scheitern verurteilt, spätestens dann, wenn mit denselben Mitarbeitern und ihrer Kapazität mehrere fachübergreifende Vorhaben gleichzeitig umgesetzt werden müssen.

Stets aktuelle Projektpläne

In den seltensten Fällen verlaufen Projekte genau wie geplant. Projekten ist eine gewisse Dynamik immanent und völlig normal. Wichtige Aufgabe ist, dass Ihr Projektplan immer den aktuellen Wissensstand widerspiegelt und damit alle Ist-Werte wie Zeitrückmeldungen oder den Projektfortschritt berücksichtigt.

Fehlende Beachtung von Linientätigkeiten

Wenn Mitarbeiter der einzelnen Fachbereiche in übergreifenden Projekten mitarbeiten, ist zu beachten, in welchem Umfang Ihnen die einzelnen Fachkräfte mit ihrer Kapazität für das Projekt überhaupt zur Verfügung stehen und mit wieviel Prozent sie Ihrer Linientätigkeit verbunden sind. Daher ist es wichtig, dass sofort erkannt wird, welche Kapazitäten der individuelle Mitarbeiter hat.

Abteilungs- bzw. skillbasiertes Ressourcen Management

Demand Management anders denken, kann manche Ressourcenengpässe lösen. Im klassischen Fall wird ein Projekt immer auf die Verfügbarkeit einzelner bestimmter Köpfe geplant. Dabei ist es oft sinnvoller, mit benötigten Abteilungen zu planen, denn dann hat man vielfältige Optionen, die in den alten Schemata nicht ersichtlich waren (z.B. statt einer Ressource zu 100%, zwei zu 50%). Als zusätzliche Maßnahme kann der Staffing-Prozess auch anhand von Skills durchgeführt werden. Durch die vorgelagerte Auswahl, welche spezifischen Fähigkeiten für das Projekt benötigt werden, findet eine Zuteilung völlig bereichsübergreifend statt. Im Idealfall wird ein Tool eingesetzt, das alle drei Optionen anbietet.

Gemeinsame Planung von Projekten

Werden Projekte nur einzeln – und nicht im Zusammenspiel mit anderen Vorhaben – betrachtet, bleiben viele Risiken, Engpässe und Überschneidungen im Ressourcen Management planerisch unentdeckt. Es kommt erst während des Projekts zu Konflikten. Eine Lösung ist dann meist kostspielig oder geht zu Lasten der anderen Projekte. Daher ist beim Planen eine übergreifende Multiprojektplanung unverzichtbar.

Wissen um Aufwand und Fristen

Zu Beginn eines Vorhabens sind selten alle Einzelheiten bekannt. Angaben wie „Aufwand 30 – 40 Stunden“ oder „Ende 3. Quartal 2020“ sind eher die Regel als die Ausnahme. Scheingenauigkeit führt zu einer mangelnden Akzeptanz des Systems und zu einem hohen Pflegeaufwand. Daher ist die Planung mit realistischen, ungenauen Werten eine gute Alternative.

Berücksichtigung von Grundlasten

E-Mails beantworten und Reisekosten abrechnen sind Tätigkeiten, die als Grundlast im Ressourcen Management bezeichnet werden. Realistische Modelle gehen davon aus, dass Mitarbeiter rund 20% ihrer Zeit / Kapazität weder mit Tätigkeiten in ihren Abteilungen noch mit Projektarbeiten verbringen. Eine ganzheitliche Kapazitätsplanung im Ressourcen Management berücksichtigt dieses ebenso wie urlaubsbedingte und sonstige Abwesenheiten wie beispielsweise Fortbildungen. Ohne ein effektives Ressourcen Management hat manch „spontaner“ Urlaub schon ganze Projekte kurz vor dem Ziel gefährdet.

Ressourcen Management und Skill Management als Grundlagen der Digitalisierung

Die Entwicklung bzw. Weiterentwicklung und Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie ist Kernaufgabe jedes Unternehmens. Dabei sollten Innovationsthemen zentral gesteuert werden, sodass der organisatorische Wandel eines Unternehmens nahtlos vollzogen werden kann. Um dies zu erreichen, muss das jeweilige Geschäftsmodell zum einen am Markt und den vorherrschenden Kundenwünschen ausgerichtet werden.

Zum anderen ist die Umsetzung von der Verfügbarkeit und den Fähigkeiten einer ausreichenden Anzahl qualifizierter Mitarbeiter abhängig. Die essenzielle Grundlage bildet dabei ein effektives Skill- und Ressourcen Management.

Ressourcen intelligent planen mit Can Do

Können alle diese Kriterien analog gesteuert werden?
Nein, deshalb ist die Grundvoraussetzung für eine reibungslose und erfolgreiche Durchführung der Ressourcen Management-Prozesse die Wahl des richtigen Tools. Nach einem fundierten Evaluierungsprozess fiel die Wahl auf den Hersteller Can Do.

Durch den Einsatz der Can Do Enterprise Software kann das Ressourcen und Projekt Management weiter standardisiert und professionalisiert werden. Neben einem optimierten Personaleinsatz über das leistungsstarke Ressourcen Management erhält man eine einheitliche, belastbare Daten- und Informationsbasis, die Kommunikation und Abstimmungsprozesse erheblich vereinfacht. Durch die Nutzung von realistischen Eckdaten – exakte Angaben für die nahe Zukunft, ungenaue Aussagen für die entfernte Zukunft – können Projekte einfach und verlässlicher geplant werden.

Can Do bietet dank des selbst entwickelten Algorithmus Watermodel® ein einzigartiges, dynamisches Kapazitätsabgleichsverfahren, das beim Planen einen optimalen Personaleinsatz mit gegebenen Kapazitäten ermöglicht. Teilzeitarbeitsverhältnisse oder Urlaub werden ebenfalls berücksichtigt und als sogenannte Grundlast für das Personal in der Ressourcen Management Software von Can Do geplant. Mit dem Staffer® bietet Can Do ein weiteres nützliches Feature, da die Linienorganisation in die Projekt Management Software integriert wird. Der Abstimmungsprozess über die Kapazitäten bei der Ressourcenplanung zwischen Projekt und Linie wird deutlich vereinfacht.

Das intelligente Risiko Managementsystem von Can Do erleichtert die Arbeit als Projektmanager. Künstliche Intelligenz im Risikomanagement zeigt aktuelle sowie zukünftige Probleme und gibt zudem priorisierte Handlungsempfehlungen, um den Projekterfolg zu sichern. Durch die Analyse von Millionen Szenarien und Möglichkeiten erkennt die KI potenzielle Risiken und liefert eine fundierte Entscheidungsbasis über die Machbarkeit von Projekten – deutlich präziser und schneller als ein Mensch es jemals könnte. Das erhöht entscheidend die Erfolgsquote des Unternehmens, der Abteilung und des Teams. Ein weiterer Pluspunkt: Die in Echtzeit dargestellten Analysen und Meldungen ersparen zeitintensive Abstimmungen, Nachfragen und Besprechungen.